工作流自动化的13个益处

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来源：David Luther

雅各布专栏是一个拥有 5 万名 CxO 的知识内容社区，也是职场不同角色的CxO（Qualified CxO & Intrapreneurs & Entrepreneur）造就增长的首选孵化平台。

创始人雅各布拥有丰富的职业经历，曾任 Nike 大中华区 CxO负责零售，供应链，数字化；LVMH affiliate Trendy Group CxO负责并购，品牌数字化转型；东方国际Lily女装CxO负责战略及数字化；微软合资公司CxO负责产品及解决方案构架；J&J和Eli Lily医药公司负责IT和Compliance。

创始人也是持续创业者，尤其在半导体，品牌零售，生命科学，新能源等赛道。

（以下为正文）

几乎所有成功企业的关键要素都是速度：公司捕捉和处理订单的速度越快，服务和满足客户的速度就越快，当然，满意的客户更有可能再次光顾。

这种追求速度的心态促使越来越多的公司开始审视缓慢而重复的业务流程，并找出可能受益于自动化的任务，以加快日常工作的节奏。毕竟，通过利用工作流自动化解决方案，企业可以将琐碎繁忙的工作从员工的肩上卸下，使他们可以将更多的时间用于价值更高的活动，包括战略规划和建立客户忠诚度。

已经采用工作流自动化的企业领导者表示，这项节省时间的技术已经改变了游戏规则。例如，在麦肯锡 2022 年的一项调查中，三分之二采用自动化技术的受访者表示，他们的公司在质量控制、客户满意度和员工体验方面都有所改善。企业最常提到的好处是：减少开支。

本文探讨了工作流自动化的 13 个最显著优势，包括降低成本、提高生产率和员工满意度，其中技术承担了繁琐的任务，使员工可以专注于满足客户需求和支持业务创新与增长。

主要启示：

• 越来越多的公司认识到工作流自动化在降低成本方面的优势。

• 自动化技术可与公司现有的内部软件系统无缝集成，方便各部门之间交换数据。

• 近三分之一的自动化工作流程都以改善员工或客户体验为重点。

• 自动化使公司能够更轻松地扩大运营规模，并在新市场中测试其产品和服务。

自动化工作流程的 13 个益处

通过减轻耗时的人工任务负担，工作流自动化为企业带来了广泛的好处，包括提高运营效率、改善员工满意度以及增加创新和增长机会，下面将详细介绍自动化工作流程的 13 大优势。

• 提高运营效率

当员工的工作日被一长串重复性的琐事所束缚时--比如手动输入数据、定期生成报告和持续更新库存水平--重大项目的日常进展就会变得缓慢。而许多次要但重要的活动也可能在混乱中丢失--例如，会议邀请可能无法及时放在日历上，服务请求可能会被延迟，文件审批可能会停滞，客户咨询可能无法立即得到回应。归根结底，所有这些被推迟的任务都会对公司的日常运营产生负面影响，因为它们会推后项目截止日期，造成代价高昂的延误。

这就是技术可以帮助扭转局面的地方。工作流自动化可确保以高效、一致的方式完成细小但关键的日常职责，从而提高公司的运营效率，让员工专注于以业务为中心的工作，为公司节省时间和金钱。自动化软件可以从以下七个方面提高运营效率。

1. 提高生产率，节约成本： 工作流自动化解决方案使公司能够充分利用其资源。通过技术管理各种耗时的活动，企业可以重新分配员工，让他们负责其他更重要的职责。自动化软件几乎就像一个超级高效的数字员工，默默地处理所有繁琐的工作，而员工们却因为有更重要的工作要完成而不愿操心，所有这些都能更好地利用他们有限的时间，因此，整体生产率提高了，企业也节省了成本。

越来越多的企业领导者认识到，工作流自动化工具可以节省大量成本。例如，在德勤 2024 年的一项调查中，当被问及如何降低财务部门的开支时，五分之四的首席财务官表示，提高低价值和重复性活动的自动化程度是最有效的降低成本措施。在考虑未来降低财务部门成本的潜在战略时，81% 的受访者认为提高自动化程度是最佳途径。

2. 精度更高，错误更少： 在忙碌的工作环境中，员工经常要处理过多的细枝末节，这可能会导致匆忙和容易出错的结果。工作流自动化提高了准确性，减少了出错的可能性：

• 保持一致性：通过遵循预定义的规则，企业可以确保任务按时执行，并始终符合公司的精确标准。这意味着因员工疏忽或疲劳而造成的错误会减少。

• 验证信息： 根据既定标准检查数据，并在发现差异（如信息缺失或无效）时触发警报，使员工能够适时介入，从而避免基于错误数据的项目继续推进。

3. 提高时间效率：员工每天只有那么多时间完成工作，也只有那么多精力。有鉴于此，企业领导者应定期扪心自问：我的员工每天都在做什么？我的员工每天所做的工作值得他们花时间去做吗？如果他们的工作日被令人头疼的重复程序所吞噬，答案很可能是 “不”。例如，如果自动化系统可以在几秒钟内完成任务，那么要求员工花几个小时手动将多个客户的信息输入数字数据库是否合理？也许没有意义。

此外，人类一次只能处理这么多的多任务，而且还得把所有事情都做好，而技术却能同时专业地处理多项任务。自动化可以同时处理多项需求，而不是按顺序勾选待办事项清单上的项目。与需要休息的人类不同，自动化系统可以全天候运行，甚至在企业关闭后也是如此，从而加快了项目完成速度，减少了闲置时间。

4. 简化沟通，方便协作：自动化技术让团队中的每个人都能及时了解情况，并确保特定工作流程中的所有必要基础都得到覆盖，从而为更好的沟通和更顺畅的协作铺平了道路。

例如，如果员工通过自动化平台提交费用报告，系统会首先确定哪些费用是公司规定允许的，哪些是不允许的，这样行政人员就不必再仔细研究规定中的细枝末节，以确定哪些费用是允许的。然后，软件会通知经理批准某些费用，同时可能会标记出经理应更仔细审查的其他费用。

与此同时，系统会定期向员工和经理发送最新状态信息，包括要求提供补充文件和已批准付款的提醒，同时跟踪报销的交付时间。归根结底，自动化能让沟通更轻松、更透明，让每个人都能了解费用报告的状态以及下一步需要采取的措施，从而快速、准确地完成费用报告。

5. 更好的工作流程稳定性和系统集成：让员工时刻关注每个部门大量正在进行的任务，寻找可能破坏重要流程的潜在问题，这是不现实的。然而，自动化技术就能做到这一点，确保每个步骤都完全按照公司的要求进行，这将使工作流程更加稳定，减少中断。如果系统检测到问题，如网络异常现象导致延迟向供应商付款，它就会自动采取行动，重新安排流量并提醒员工解决问题。

此外，自动化技术与其他内部软件系统之间的无缝集成还可以方便跨部门交换数据。例如，一家电子商务零售商可以将其库存管理系统与销售平台连接起来，为公司官员提供有关供应水平的实时更新，以防止企业产品库存过多或过少。

6. 增强合规性： 行业标准和监管合规要求因公司所在国家而异，而且规则也在不断变化，公司很难跟上。自动化工作流程可以帮助企业在各个方面执行所有必要的监管协议，降低违规风险。此外，自动化系统还能生成全面的报告，记录公司是如何遵守法规的，这有助于公司在审计时证明其合规性。例如，必须严格遵守隐私法规的医生办公室可以依靠自动化工作流来记录谁有权访问患者数据，并记录信息何时被修改或共享，从而使医疗保健提供商能够证明自己遵守了隐私法。

7. 提高可见性和透明度： 工作流自动化可让团队实时了解工作流程的每个步骤，从而显著提高业务可见性和透明度。这就消除了臆测，让每个部门都能全面、实时地了解单个任务的进展情况，从而确定项目是否达到了阶段性目标和预期期限。系统会发现任何可能出现的进展缓慢情况，使员工能够迅速采取行动解决问题，保持工作流程的正常运行。

例如，一个自动化的供应链管理工作流程可以从提交订单开始跟踪每一份订单，并提供有关货物从供应商到客户的精确移动的最新信息，同时还可以随时了解库存水平、装运状态以及流程中可能导致延误的任何潜在障碍。

• 改善员工和客户体验

如果员工上班时害怕又是无聊的一天，总是偷偷地看表，那么企业领导者就应该把消除繁琐的路障作为自己的使命，让员工的工作更愉快，并提高员工保留率。通过提高员工满意度，企业也必将提升客户体验，因为一个更快乐、更高效的员工更有可能热心、快速地满足客户需求。事实上，改善员工和客户体验是企业采用自动化软件的首要目标，根据 Workato 发布的《2024 年工作自动化指数报告》，30% 的自动化流程都以员工或客户体验为重点。

8. 提高工作满意度： 让员工把最痛苦、最重复的工作交给技术来处理，可以让他们有时间和脑力去做更有思想、更具战略性的工作。而从事更有意义、更令人满意的工作的员工不仅会更快乐，他们的工作表现也会更出色，离职的可能性也会更小。此外，省去人工任务后，员工可以退后一步，分析哪些业务流程运行良好，哪些运行不佳，制定改进策略，分享重要见解，从而改善企业决策。当员工承担更高层次的责任时，他们就有了继续专业成长的许可，从而提升士气，提高工作满意度。

9. 更健康的企业文化：通过加快流程和改善部门之间的沟通，自动化能在员工中形成一种更加积极的团结和共同目标文化。在最早的应用中，自动化通常只在单一部门内使用，以简化单个任务。但是，Workato 的报告显示，74% 的团队现在利用自动化来处理一个以上业务团队的一系列任务，高达 52% 的团队在四个或更多团队中使用自动化。因此，自动化流程在各部门之间建立了更紧密的联系，促进了更健康、更具协作性的企业文化，使所有业务部门都能齐心协力完成共同目标。

工作流自动化技术与员工携手合作，以满足客户的期望，快速响应客户的询问并跟进他们的要求。客户购买产品后，几秒钟内就会收到一封基本的自动确认电子邮件，随后在产品发货和交付时还会收到额外的自动更新，这让客户放心，因为公司正在处理订单。这相当于提供了一种顺畅愉快的客户体验，吸引消费者一再光顾。

企业越来越认识到自动化在满足客户需求方面的优势。根据 Workato 的报告，留住客户是自动化的第一战略重点，到 2023 年，客户支持和运营的自动化流程将增长 226%。

• 创新与发展

随着员工在工作日投入更密集的认知活动，如集思广益制定新战略和解决复杂问题，更多创造性和创新性的想法就会浮出水面。而随着自动化加快了项目时间表的步伐，公司可以将这些新想法迅速推向市场，从而抓住大有可为的机会拓展业务。例如，根据 Grand View Research 的预测，全球机器人流程自动化市场在 2023 年至 2030 年期间的复合年增长率将接近 40%。下面将详细介绍工作流自动化如何支持创新和增长。

11. 改进战略和问责制： 在制定自动化工作流程计划时，企业可能首先要审查其更广泛的战略重点，将公司目标与预期成果联系起来，建立明确的预期，减少模糊性，并提高问责标准。自动化可以帮助企业执行新战略并衡量进展。例如，如果公司需要在内容生成方面更上一层楼，软件工具可以协助创建和分发各种内容，包括营销博客、电子邮件推广、社交媒体帖子和网站上的产品描述。此外，公司还可以利用人工智能工具自动生成与客户互动的内容，如回答有关产品的问题和提供技术支持。

一旦新的内容生成战略到位，实时绩效分析和反馈回路可让管理者监控绩效，并确定应在哪些方面调整计划以支持业务增长。例如，如果某种营销方法没有产生足够的参与度，自动化平台的数据分析功能就会让企业承担责任。这样，市场营销部门就可以将更多资源转移到新的战略上，重新以吸引更多客户为目标。

12. 新产品和服务的出现： 由于员工有更多的时间投入到关键任务活动中，而且有关产品性能和客户行为的数据更加注重结果，因此公司可以做出明智的决策，并迅速抓住新的商机。通常情况下，这可以让员工专注于开发新的或改进的产品、服务和流程，从而缓解客户的痛点，提高销售额。自动化同时缩短了项目周转时间，缩短了开发周期，因此公司有足够的带宽定期尝试新的想法，从而获得成功的产品和服务。

13. 更多的市场拓展机会：工作流自动化有助于企业扩大运营规模，加快产品和服务在新市场的测试。借助自动化工具，企业可以密切关注全球不同地区的监管要求，同时分析市场研究和消费趋势，从而集中精力定制产品和服务，满足不同受众群体的不同偏好。

此外，自动化系统通常具有先进的通信工具，有助于将全球各地的团队聚集在一起，更方便地交流想法和最佳实践，从而激发新的创新，支持业务增长。例如，在开发新产品时，自动化工作流程可以促进工程、设计、营销和销售团队之间的跨部门协作，使每个人都朝着共同的目标前进。自动化还能帮助这些团队建设性地开展工作，提供个性化的产品和服务，以满足世界各地客户的不同需求。

工作流自动化效益常见问题

1. 工作流自动化的目的是什么？

工作流自动化的目的是利用软件简化预定义的任务序列，消除人工干预的需要。这可以加快工作流程，提高生产率，减少错误，并释放人力资源，使其专注于更高层次的战略和创造性工作。

2. 工作流自动化的价值是什么？

已实施工作流自动化的企业领导者表示，这些工具通过降低运营成本、提高产品和服务质量、增加客户满意度和改善员工体验，为企业带来了巨大价值。最终，工作流自动化每年可为企业节省无数的人工工作时间和不必要的成本。

3. 流程自动化有哪些好处？

企业可以采用业务流程自动化，将构成特定业务流程的一系列功能自始至终自动化，而不是孤立地自动化单个任务。让技术从头到尾处理整个流程可以节省企业的时间和金钱，同时生成分析报告，跟踪工作流程每个阶段已完成任务的成功情况。

4. 工作流引擎有哪些优势？

工作流引擎可为企业带来多种好处，包括将耗时的任务自动化、执行标准化程序、保持一致的性能水平以及遵守特定行业的监管要求和最佳实践。工作流引擎还非常灵活，企业可以轻松定制技术，以适应公司的特定业务需求。