什么是管理系统？它的含义是什么？

这是我们的潜在客户最常问的问题之一，虽然不容易解释，但这是成功经营高质量业务的最佳方法之一。

在这篇博客中，我们致力于阐明在您的企业中建立并成功实施的管理系统意味着什么，该管理系统准备好获得最常见的国际公认的ISO 管理体系标准认证，例如质量管理 ISO 9001、环境管理 ISO 14001和职业健康与安全管理 ISO 45001。

管理系统是组织为实现业务目标而实施的政策、流程、程序、模板和其他相关文件的框架。

在满足一个或多个 ISO 管理体系标准的要求时，业务管理系统需要遵循并符合一个或多个标准的要求。例如，ISO 9001 质量管理体系标准是一套质量管理最佳实践要求，企业需要遵守这些要求才能获得ISO 9001 质量认证。这将使您的企业被认可为按照国际公认的质量标准运营。

为了让您了解所需的内容，中小型组织的管理系统可以简单地建立为保存在服务器或云端的电子文件夹结构，包括以下部分：

• 公司政策
• 管理、支持和运营程序
• 模板和寄存器
• 商业计划书

较大的组织有时可能已经将这些项目（例如政策、程序、模板等）嵌入到整个企业的特定操作软件工具中。

重要的是要了解，有效的管理系统不仅仅意味着编写政策和程序 - 它还涉及将记录的信息与业务目标相结合，通过有效和一致的实施来创建持续改进的业务框架。

我的企业需要哪些政策、程序、模板和业务规划文件？

这取决于您决定在企业中实施的 ISO 管理系统标准，也取决于组织的工作内容和需求——您经营企业的方式。例如，如果制造公司想要获得符合 ISO 9001:2015 质量管理体系标准的认证，他们将需要制定和实施一系列反映其运营方式的文件，例如：

• 业务规划记录了规划活动的信息，例如确定业务相关方及其需求、SWOT（优势、劣势、机会和威胁）分析、公司目标和指标及管理计划、风险和机会评估、业务连续性计划；
• 政策，包括但不限于质量政策、风险管理政策、行为准则；
• 管理程序，如法律和其他要求程序、不符合项管理、内部审核程序等；
• 支持程序包括文档控制、人力资源管理、变更管理、外部供应商管理等等；
• 招标、销售、制造、仓储、调度等核心/操作流程；
• 模板和登记册可在上述程序中引用，并应可供相关负责工人访问并定期或按需要使用。

如何在我的业务中实施这些文件和流程？

每一项政策和程序都应在业务中得到有效实施。

但是有效执行公司流程意味着什么呢？

这意味着已制定的政策和程序已分配给相应的负责人，以确保流程正确（根据相关 ISO 标准和业务运作方式）并有效实施。也就是说，我们的管理系统实现了我们所需的目标，我们正在按照管理系统的要求行事。

我们来看几个例子：

关于外部供应商的程序应说明公司如何评估、选择和评估其外部供应商（即供应商、承包商、外包活动）的绩效。为了有效实施这些程序，组织还应能够提供证据，例如对关键外部供应商的评估、记录的参考检查、签署的供应商/承包商协议以及全年绩效评估的定期记录/记录证据。

我们为什么要这样做？

确保我们的外部供应商持续满足我们的要求，并且当他们参与向我们的客户提供产品和/或服务时，我们确信他们会满足我们的质量标准和客户要求。

另一个很好的例子是人力资源 (HR) 流程的实施。在人力资源流程中，应参考入职流程解释新员工入职流程，包括必要的表格、培训和能力文件、审核职责等。相关模板和/或登记册应保存在指定位置。可以通过员工入职记录、能力评估、培训证书、员工绩效评估以及保存相关信息的任何相关登记册的时效性来证明这一流程的实施。

我们为什么要这样做？

确保向客户提供产品和/或服务的员工接受适当的培训并具备持续满足客户要求的能力。

我们如何帮助您开发和实施有效的管理系统？

ISO 管理系统标准非常灵活，没有明确规定您需要准备哪些文件才能成功满足要求。这非常有益，因为这意味着每个组织都可以开发自己的管理系统以满足自己的运营要求，以适应其经营业务的方式。但是，如果没有 ISO 管理系统标准的知识和实施要求的经验，这可能会变得很困难。

我们的 ISO 认证专家团队专门开发管理系统和改进为每个客户组织定制的结构，然后由外部审计师进一步验证。

我们将管理系统开发和实施项目分为三个阶段，如下所示：

• 在第 1 阶段，我们会了解您的组织、工作范围、当前系统以及您向客户提供产品和/或服务的方式。我们会花时间与您一起确定您组织的利益相关者及其需求，进行 SWOT 分析，为您的业务设定目标和指标，进行风险和机会评估，并规划您的核心/运营流程。我们将根据我们和您的空闲时间安排一系列研讨会，以完成这项工作。

• 在第 2 阶段，我们将利用第 1 阶段获得的所有信息，对适合您业务的管理系统进行逆向工程，为您的组织制定定制的政策、程序、流程、模板和注册簿。

• 在第3阶段，我们将对您的团队进行意识培训和指导，以确保您清楚了解如何成功实施新建立的管理系统。然后，您将有几周的时间运行该系统，之后我们再回来进行内部审核，以确保您现在“按照管理系统的要求行事”。外部审核前的最后一件事是进行第一次管理评审会议，并确保您已准备好接受来自您选择的合格评定机构（认证机构）的外部审核员。

完成所有这些之后，您的系统应该准备好成功通过外部审核，并获得 ISO 认证（由您选择的合格评定机构颁发） -上图中的第 4 阶段。

自 2007 年我们开始营业以来，每家遵循我们建议的公司都首次获得了认证，因此，我们提供认证准备保证- 通过遵循我们经过验证的规划流程和建议，并以我们丰富的行业经验为支持，我们可以让您首次获得认证 - 保证！

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