你是否经常为采购流程的效率和效果而感到困扰？你是否想知道如何选择最适合你的企业的采购模式？那么什么是分散采购呢？集中采购与分散采购哪个才是正确的选择？本文我们将详细介绍分散采购优缺点，并给你一些选择的建议。

什么是分散采购？

分散式采购系统是一种模型，其中采购由各种专业团队、部门或分支机构进行和管理。这意味着团队或员工根据他们的需要参考多个部门或团队的采购请求，而不是单个部门。

分散采购的例子

该模型的决策是分开的，因此采购请求由不同部门接收和管理。结果，采购权被分配给了不止一个人。分散采购的一个例子是影响多个团队的设备或软件的采购请求，例如需要 HR 和 IT 批准的新 HR 应用程序。另一个例子是一家公司，其中每个部门对其内部采购请求都有最终批准。

分散采购的优势

与集中采购相比，分散采购具有几个明显的优势。其中包括提高敏捷性、专业化采购和供应商多样性。

采购敏捷性

由于通信流更加开放并且不需要单一批准，与集中采购模式相比，分散采购通常使决策制定更容易、更快捷。团队能够在没有任何官僚主义延迟的情况下处理请求，并且能够与更多样化的供应商进行接触。

专业采购知识

在分散的采购模式中，每个部门根据其需求处理采购请求。这让团队成为自己的“采购专家”。他们比外部采购部门更了解供应商、部门需求和业务优先级，并将他们的专业知识应用于采购流程。

更多的供应商多样性

供应商多元化很重要，因为这意味着买家有更多的议价能力，而且可以防止供应受限。如果一个供应商的价格太高，或者他们不能快速完成订单，买家有其他途径来采购他们需要的商品和服务。在分散的采购模型中，各个团队建立供应商关系，并能够确定哪个供应商最适合当前情况。

分散采购的缺点

缺乏流程标准化

由于每个部门或团队管理自己的采购请求，因此可能同时有不同的采购流程在工作。缺乏标准化会导致难以监控和集中采购请求，这可能会破坏预算和应付账款流程。

难以执行合规标准

非标准化流程给 IT 团队带来了复杂性，他们的任务是执行合规性和安全要求。当不同的部门管理自己的采购时，也更难确保一致地应用供应商审查或其他政策。

错失折扣机会

供应商通常会根据数量和/或及时付款提供折扣。在分散的采购流程中，缺乏协调和集中可能导致供应商不根据销量给予折扣的情况。同样，延误可能会导致买方错过提前或按期支付发票的折扣。

零散的采购历史和糟糕的支出管理

该模型的最大缺点是它会导致数据混乱。这不仅为错误、重复和特立独行的支出打开了大门，而且由于信息过于分散，还使得执行整体支出分析变得更加困难。这种混乱会对预算造成严重破坏，并给财务团队带来不必要的麻烦。

集中采购与分散采购：哪个才是正确的选择？

对于哪种模型是正确的或最好的，没有明确的答案。为了决定哪个最合适，采购团队必须与业务优先级和战略目标保持一致。公司和采购团队还需要对其供应链有深入的了解，以便他们能够在战略和财务层面满足业务和部门的需求。这种与利益相关者的一致性和透明度对于构建一个不仅可以实现采购目标，还可以实现业务目标的模型至关重要。为了帮助指导您的购买模型框架，以下是每种模型的一些注意事项。

选择集中采购：

• 更高程度的监督和控制
• 更高的数据透明度
• 大量采购以享受折扣
• 简化支出管理和采购历史记录
• 集中合同和发票
• 减少特立独行的支出或成本泄漏
• 标准化流程
• 与供应商谈判的更大影响力

选择分散采购：

• 更高的敏捷度
• 更快的即时和长期采购决策
• 专业的供应商知识和当地合规要求
• 管理大量采购请求
• 更大的供应商多样性
• 交货时间更短
• 更多地使用本地供应商和折扣
• 更大的采购自主权
• 减少流程官僚主义

总之，集中采购和分散采购都有各自的优势和挑战。没有一种模式是完美的或适用于所有情况的。选择最合适的模式取决于你的业务需求、优先级和目标。你需要考虑你的供应链状况、预算限制、合规要求、供应商关系、团队协作等因素。

无论你选择哪种模式，都需要有一个高效、灵活和可靠的采购管理系统来支持你的流程。白码采购管理系统就是一个专为中小企业设计的采购管理系统，它可以帮助你构建和管理定制的采购流程，无论你依赖集中式还是分散式采购流程。白码采购管理系统可以让你轻松地创建、审批和跟踪采购请求，与供应商沟通和协作，自动化发票和付款，生成实时报告和分析等如果你想了解更多，欢迎你来白码官网，亲自试用体验！