采购策略是所有公司有效采购的重要组成部分。大公司的采购团队依靠有效的采购策略来实现持续节省，有效的采购策略，能够帮助公司通常可以节省高达年度可处理支出 10% 的成本。

执行明确的采购策略需要纪律和资源，这可能会阻止一些中型市场公司首先制定采购策略。中型市场公司不应忽视明确的采购策略的价值。本文的重点是通过有效的采购策略和防止特立独行的支出，帮助中型市场公司走上卓越采购之路。

什么是采购策略？

采购策略是关于采购的，所以我们首先要定义采购。采购是一种业务管理职能，可确保组织实现其战略目标所需或可能需要的外部资源的识别、采购、访问和管理。简单地定义，它是企业获取为客户提供价值所需的产品或服务的过程。价值是根据交付给客户的实物产品或服务来定义的。

采购流程中的步骤

第 1 步：需要确定

采购的第一步是确定以下内容：

• 需要购买什么？
• 我们应该采取哪些措施来实施削减成本的措施？
• 我们如何提高资本预算？
• 我们如何有效优化年度预算？

该需求可能是新的或重复出现的，例如，制造组织销售的产品所需的原材料。非常规活动可以确定需求。例如 – 购买新的采购软件。从这一步开始将帮助您的财务团队做出更好的采购决策，并防止将精力投入低价值活动。

第 2 步：规格定义

对于新购买的产品通常需要执行此步骤。例如，公司决定在产品线中添加一款适合公司产品质量的新产品。这推动了部门之间的详细讨论和协作，以制定最佳规范。如果过度设计规格，就会限制供应来源并增加成本。如果您保持规格简单，则可以降低成本并提高不同供应商的可用性。

第 3 步：供应来源

采购的下一步是评估您的供应来源。您会评估供应商以往的表现吗？或者你打算寻找新的供应商？您是否需要新的供应商来进行此次采购，或者现有的供应商可以满足要求？

第 4 步：供应商选择

供应商选择过程包括选择合适的供应商，并在必要时管理合同。这一关键步骤通常涉及启动 RFP（征求建议书）流程，然后进行仔细的合同谈判和后续执行，以确保遵守商定的条款。整个采购过程都会考虑供应商、供应和运输成本等因素。此外，批量折扣和建立长期关系也是选择供应商时考虑的因素，以优化采购策略。

第 5 步：采购活动

这包括获取材料所涉及的必要步骤。该过程通常从获得批准开始，然后向供应商发出采购订单，还可能包括与供应商的任何必要的后续沟通。在此活动中，管理采购量是一个重要的考虑因素，以避免库存过剩并解决采购流程中的任何低效率问题。

成本预算对于确保采购成本与分配的预算保持一致至关重要，因为管理和控制这些费用可能是一项重大挑战。利用批量折扣是一种可以带来额外节省的策略，提供了优化成本和提高整体采购效率的机会。

第6步：收据

收货的目的是检查供应商是否按照采购订单发货。它也是交货证明，如批准发票时的交货条款中所述。

第7步：付款

付款流程是向供应商发出付款。公司可以使用多种付款条件和付款方式，例如 ACH 流程、支票或采购卡。

第8步：供应商管理

供应商管理是公司采购绩效的一个重要但经常被忽视的方面。它在与供应商的战略合作伙伴关系中具有特别重要的意义，因为有效管理供应商绩效并培养牢固的关系可以为买家和供应商简化运营并节省成本。

这需要监督和优化合同条款，并在整个采购过程中确定和实施各种成本节约。此外，确保明确的审批流程有助于保持供应商参与的控制和一致性。企业可以通过主动监控库存水平和解决欺诈支出问题，更好地管理采购活动并减少不必要的支出。

此外，供应商管理涉及谈判有竞争力的采购价格，并根据市场洞察和趋势做出明智的决策。利用第三方提供商或外部合作伙伴的专业知识还可以增强供应商管理工作，从而获得专业资源和行业知识。最终，关注有效的供应商管理可以极大地促进公司采购工作的成功。

无论您是财富 500 强公司还是成长中的中端市场公司，审查您的采购政策并确保尽可能减少采购的机会以节省公司成本都至关重要。是时候为您的组织制定成功的成本削减战略了！欢迎您来白码官网，免费试用体验白码采购管理系统。