档案管理工作对于公司的重要性，其实是不言而喻的。特别是在近两年充满不确定性的市场环境下，越来越多的企业管理者意识到档案管理在产品经营、市场定位和营销策略等方面所起到的指导作用。

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想要管理好公司档案，必须通过建立健全的公司档案管理体系，才能够让管理工作顺利进行。在建立公司档案管理体系的过程中，需要根据公司的实际情况、以及各方面的档案管理需求、特点进行开发。为了便于大家了解并掌握公司档案管理的内容，笔者为大家整理了公司档案管理的3个基本工作。

01公司档案的整理

公司档案有很多，对于大多数企业来说，可以将这些档案划分为行政文书档案、企业管理档案、企业技术档案、企业会计档案4大类。

其中，行政文书档案包括各种合同及协议书、会议文件、工作计划、规划和工作总结、有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等；企业管理档案包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等；企业技术档案包括技术研究档案、产品档案等；企业会计档案包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表档案等。

这些档案都需要分类进行登记、保管，明确对职工的管理责任。会博通企业档案管理系统为公司档案整理提供了科学的分类架构。在该架构之下，企业授权用户可以往系统当中存放文件并进行归档，归档后的文件存放于分类架构下，每一个分类之间内容不重复，归档更为科学。

除提供基础归类档案架构外，会博通也支持对档案的灵活调整，以适应企业更复杂的归档需求。在会博通细粒化的权限管理体系下，用户可以对既可以对每一个具体的职工进行授权，也可以对具体的文件进行授权，从而保障档案使用安全。

02公司档案的出借

在公司档案管理工作中，您一定会遇到档案出借的问题。公司档案出借，需要经过所属部门领导以及相关领导的批准，做好登记才可以出借阅读。而如果员工对档案丢失或者有所损害，应进行相应的处罚及批评。

会博通提供了档案申请借阅功能，企业直接在平台上搜索所需文件并提交借阅审批流程，待流程上所有人员审批完成后，即可在线使用电子档案，或在线下取用实体档案。

另外，在档案的保护上，会博通系统利用用户登录监控、应用操作行为监控、工作流程监控、类似于黑匣子的操作痕迹记录、监控信息统计与分析多种方式，实时保障文档的安全。只要在系统当初浏览过企业文档资料，系统就会自动保存其浏览记录，一旦发现哪个文档资料出现泄露，通过痕迹可寻即可找到对应的责任人，帮助企业快速找到泄密者。

03公司档案的归档管理

公司档案是公司在活动中所有档案的总和，涉及的部门非常多。为了提高公司档案归档效率，可以根据部门不同或者档案量的数量，将档案上传工作拆分到个人，指定上交档案时间，可以是半年一交，也可以是季度上交，再由公司指定的相关档案管理人员进行管理，任何人不得随意查看、翻阅。

会博通公司档案管理系统可以根据企业需求，制定用户使用数量，并且对每一个用户的权限进行设置，从而在保证档案高效管理的同时，也保障档案安全。比如，会博通此前服务过的一个大型民企，他们公司根据业务的不同，设置了很多部门，包括XX事业部、XX产品部、大客户服务部、运营管理部、数字拓展部、系统集成部、商务部等等（对敏感部门信息进行了隐藏），为统筹多部门档案管理，该企业就在每个部门设置了一位档案管理员，授予Ta档案管理权限，定期整理档案并上传归档。

公司档案管理作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。会博通档案管理系统用规范化、科学化的档案管理技术，为企业规避和抵御各种风险，全方位助力企业数字化转型发展！