学习参考丨未中标的标书要归档吗？保存期限多久？

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投标中有中标人也有未中标人，在得出中标结果后，有些投标文件就变成了未中标文件，对于这些未中标文件的处理也是一项费力费神的工程，特别是投标文件内容也涉及到各个行业项目投标者的商业策略、技术方案、成本预算等核心信息，必须谨慎处理。

“未中标供应商投标文件正本由采购中心存档15年，副本保存1个月后销毁处理。原则上，采购人只保留中标供应商投标文件副本，投标供应商无论中标与否，均不得带走投标文件。”

“所有投标文件正本均存档，保存15年，副本1年后销毁。”中标通知书和投标文件不仅是签订采购合同的法律依据，也是合同的重要组成部分，因此，中标供应商的投标文件副本公示期结束后交给采购人存档备查。

“我们保存了采购项目的全套电子文件，为减轻纸质文件的存档风险，允许未中标供应商带走投标文件。“”

实践中，各地各单位对于未中标供应商的投标文件处理方式不同。那么，政府采购法律法规是如何规定的?

一

法律已明确保存期限

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第七十六条要求，采购人、采购代理机构应当建立真实完整的招标采购档案，妥善保存每项采购活动的采购文件。

《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。该条第二款明确，“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。”

《中华人民共和国招标投标法》对此并没有明确的规定，一般的通行做法是将中标人或推荐中标候选人的投标文件归档，其他未中标人的投标文件根据各招标单位的具体情况保留一段时间后处理。

DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》附录表B.1 建设项目文件归档范围和保管期限表中指出：中标的投标书、澄清、修正补充文件保管期限为永久；未中标文件（或作资料保存）保管期限10年。

二

电子档案具有同等法律效力

由于保存纸质投标文件存在占用空间大、丢失破损等风险，在信息技术日新月异的今天，越来越多的招标采购单位选择了电子保存方式。在当今日新月异的信息技术浪潮中，纸质投标文件的保存模式正逐渐显露出其局限性。这种传统的保存方式不仅占用了大量的物理空间，给档案管理带来了沉重的负担，而且在长期存储过程中，文件容易受到各种环境因素的影响，如潮湿、虫蛀等，导致文件的损坏或丢失。更为关键的是，一旦纸质文件遗失或受损，其中蕴含的珍贵信息将难以恢复，给招标采购工作带来极大的风险和不便。

因此，在信息技术飞速发展的今天，越来越多的招标采购单位选择采用电子保存方式，以应对纸质文件保存所带来的种种挑战。这一趋势不仅体现了信息技术的强大力量，也彰显了招标采购领域对效率和安全的追求。

电子档案是否具有法律效力?电子投标文件能否满足审计、纪检部门的监督检查需要?这是基层政府采购工作人员最关注的话题。实际上，政府采购相关法律法规已经明确了电子投标文件和电子档案的法律效力。

《政府采购法实施条例》第四十六条明确，《政府采购法》第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。

相关附件：《招标投标项目电子文件归档规范》.docx

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