想象一下，你是一家企业的采购负责人，每天面对大量的采购事务，从供应商的选择到采购流程的管理，再到与各部门的协调，让你感到焦头烂额。这时，你听说了采购数字化管理这个概念，它似乎能帮你解决这些难题。那么，采购数字化管理到底是什么呢？它又能给企业带来哪些改变呢？

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一、采购数字化是什么

（一）定义与目的

采购数字化是通过大数据、流程自动化等新一代信息技术，以降本增效为核心目的，面向采购需求计划、寻源、订单执行、财务对账、供应商管理等采购全流程，进行从线下到线上的业务流程转移，构建在线、规范、透明、决策智能、内外协同的新型企业采购管理体系，提升供应链响应速度和协同效率。

通常来说，采购数字化转型需内外齐头并进。对内，企业需要搭建采购需求管理中心，集成企业内部 ERP、WMS 等各类业务系统，打通信息壁垒，促进部门与部门之间、系统与系统之间的协作；对外，企业需要改变采购人员和供应商的互动方式，提供合规统一的在线互联协作平台，保证采购流程透明可控，提高采购与供应商的业务协作效率。

（二）SRM、ERP、SCM 系统的关系

1.SRM（Supplier Relationship Management，供应商关系管理）

用于改善企业与供应商之间的关系，是一种致力于实现与供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的管理思想和软件技术的解决方案，同时也是一种先进的管理思想和方法。它贯穿采购需求管理、寻源、订单、合同、收发货入库、对账付款以及供应商全生命周期管理的采购全流程，是支撑采购数字化管理的核心系统。通常来说，需要将 SRM 系统与 ERP、SCM 做集成，以打通上下游供应链的壁垒，保持供应链的连续性与稳定性。

2.ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）

是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。简而言之，就是对企业人、财、物、信息资源的管理。ERP 系统中包含采购管理的模块，通常用于采购需求管理、供应商档案管理等企业内部流程和数据的管理，但是采购流程的精细化程度不够，缺乏外部协同属性。在只有 ERP 系统的情况下，采购部与供应商的协作主要是通过邮件、微信、excel、纸质文档，导致采购人员需要多次重复将供应商的数据手工录入并人工汇总。

3.SCM（Supply Chain Management，供应链管理）

是对供应链上从供应商、生产厂家、分销商到零售商等的物流进行计划和控制，让采购来的生产资料以高效的方式通过生产、分销环节变成增值的产品，最后到达有消费需求的消费者手中。采购管理是 SCM 的一个环节，区别于 SRM 系统，SCM 系统中更多关注的是产品交付的过程，即从原料采购周期、生产周期到售运周期的产品全过程管理，重视上下游环节的协同与稳定。

总的来说，这三个系统在企业采购数字化管理中都扮演着重要的角色，相互关联、相互协作，共同实现企业采购管理的高效运行。

二、采购管理的不同阶段

（一）流程化阶段（20 世纪 60 年代 - 90 年代）

在这个阶段，采购流程原先全部通过纸笔书写、车马传递，后来开始使用现代化工具提效，企业采购人员通过线下、邮件、传真、电话等和供应商进行沟通，并逐渐有一套流程来管理采购过程中的材料。

（二）信息化阶段（20 世纪 90 年代到 21 世纪 10 年代）

采购管理流程从线下向线上转移，采购信息化转型开始。企业通过 ERP 系统或传统 SRM 系统实现内部采购管理，安排多个业务员通过邮件、微信等方式和供应商进行沟通，并将过程数据通过 Excel 统计录入到系统。

（三）数字化阶段（20 世纪 10 年代以后）

采购管理的流程从企业内部延伸到外部，企业与供应商开始进行高效透明的在线业务协同，并在采购内外管理的过程中积累大量数据资产，企业通过数据分析、预测模型等挖掘采购数据价值，实现数据决策。这是当前采购数字化管理的主流发展趋势，例如协同型 SRM、协同型 SCM 等系统的应用，使得采购管理更加智能、高效。

三、企业采购数字化管理现状

（一）采购数字化管理背景

1.内因

企业利润空间压缩，倒逼企业从成本端转型。过去几年的数字化转型历程中，企业更多聚焦 OA、ERP、精益生产、客户管理等关乎企业管理流程、计划与营收的方向，也取得了丰硕的建设成果。但是单个方向的数字化转型的价值增长空间有限，企业想在这些成熟方向进一步降本增效愈加困难。

此时，采购管理方向起步晚且处于企业成本管控的核心环节，仍然存在巨大的降本增效潜力。企业健康发展的内生需求。企业采购环节涉及的参与主体多、采购品类复杂且直接关乎金钱成本支出，过去那套与供应商微信、电话私下沟通定价的方式，往往效率低下且流程不易监控管理，采购人员工作灰度空间大，易滋生腐败行为。在激烈的市场竞争环境下，企业采购环节迫切需要进行数字化转型以实现阳光透明。

2.外因

近年来，政府连续出台多项政策，大力推动企业采购数字化转型，如整合建立统一的公共资源交易平台、推进互联网招标采购、积极推进供应链创新与应用等。采购数字化管理技术成熟。一体化的采购数字化管理厂商在 2018 年之后迅速发展，采购数字化管理技术不断升级，能够满足企业的常规需求和个性化需求。

（二）采购数字化管理困境

1.管理层缺乏采购数字化管理的意识

许多企业管理层尚未充分认识到采购数字化管理的重要性和战略意义。在一些企业中，尤其是中小企业，由于采购需求相对简单，供应商数量较少，数字化基础薄弱，管理层往往认为通过简单的信息化工具就能满足基本需求，从而忽视了体系化的数字化规划。

此外，管理层对采购数字化管理的推动力度不足，缺乏专门的人员、岗位和专项负责机制，在投入成本和时间方面也不够充分，导致需求与解决方案难以有效匹配，使得采购数字化管理往往流于形式，无法真正发挥其应有的作用。

2.采购流程缺乏有效监督，易滋生腐败

企业采购环节通常涉及众多参与主体和复杂的采购品类，且直接关系到企业的成本支出。然而，传统的采购方式中，企业与供应商之间常常通过微信、电话等私下沟通定价，这种方式不仅效率低下，而且流程难以监控和管理，给采购人员留下了较大的灰度空间。

在这种缺乏有效监督的环境下，采购过程中容易滋生腐败行为，如虚报价格、收受回扣等，这不仅损害了企业的利益，也破坏了企业的正常运营秩序，对企业的发展造成了严重的负面影响。

3.采购流程冗长，缺乏统一的系统与制度管理

企业采购涵盖了需求管理、寻源、订单、合同、收货、质检入库、财务对账、供应商管理等众多环节，流程冗长且复杂，审核环节众多，工作量大，人工处理容易出现错误。而许多企业缺乏统一的采购管理平台和完善的制度管理，这导致了采购成本和管理费用的增加，需求规格不明确，检验标准不清晰，供货渠道不稳定，交货周期延长等一系列问题，严重影响了企业的运营效率和竞争力。

4.缺乏体系化的供应商关系管理

一方面，企业对供应商的管理缺乏规范性，没有建立起一套完善的供应商准入、考核、评级和优化淘汰机制，对供应商档案的数据管理也不到位，更新不及时，无法确保稳定的供应来源。

另一方面，大多数企业与供应商的对接仍依赖于传统的方式，如电话、微信、纸质单据等，信息流通不畅，协作效率低下，难以满足企业日益增长的业务需求。