精益制桶（332）如何做好采购结算工作？

Q

如何做好采购结算工作?

A

采购验收工作结束之后，通常要进行采购结算。主要是要正确处理采购发票的审核和采购付款。

详解

采购验收工作结束之后，通常要进行采购结算。结算时要做好以下工作：

1、采购发票的审核

对供应商提交的各种发票，采购主管人员应联系财务部门进行预先审核，将一些在价格、条款或其他要点上与订单有出入的发票送交财务部进行复核。

(1) 增值税专用发票的审核。对增值税专用发票的审核分采购审核和财务审核，具体内容如下。

①采购审核

——开票日期至请款日不得超过80天。

——审核数量、单价、金额。

②财务审核

——审核＂购货单位名称“必须为本公司名称全称，地址、电话税务登记号开户行及账号等项目填写必须正确。

——应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并判断是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致。

——不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有＂销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符。

——“数量” “单价” “金额＂ ＂税率＂ ＂税额” “合计” “价税合计“各栏计算是否正确， ＂价税合计”中的大小写金额是否相符。

——是否符合增值税专用发票的其他管理规定。

(2) 普通发票的审核。对普通发票的审核分采购审核和财务审核，具体内容如下。

①采购审核

——日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用。

——审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限。

②财务审核

——发票应为发票联，套印有发票监制章，加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符。

——不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有＂销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符。

——“数量” “单价” “金额” “合计“各栏计算是否正确，大小写金额是否相符。

——取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全。

2、采购付款

付款业务流程大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请，财务部门从两方面处理该业务，一是出纳人员的付款流程，二是会计人员的核算流程。

(1) 出纳付款流程。出纳人员在办理付款手续时，应遵循以下流程。

①相关人员审核供应商发票

②出纳人员支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票

③编制付款记账凭证，并进行审核

④制作记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账

【专家点拨】

财务部门要与采购部门共享原始付款凭证，采购部门登记采购明细账，明确记录具体采购过程。

（2）会计核算流程。会计人员在办理付款手续时，应遵循以下流程。

①根据采购部门的申请确定具体的结算方式

②根据结算方式确定采购业务形成的负债

③根据付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核

④会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细账

⑤定期对与采购付款有关的总账和明细账核对，定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对